Controlling wird von den meisten nur bei Produzierenden Unternehmen und im Handel erwartet, die Gastronomie Branche ist da eine, die einem sicherlich nicht als erstes durch den Kopf schießt. Dass die richtige Kalkulation und ein Controlling jedoch auch dort eine wichtige Rolle spielen, zeigen wir euch im folgenden Artikel.

Was gibt es bei der Gastronomie zu beachten?

In der Gastronomie und im speziellen beim Catering gibt es eine große Konkurrenz. Deshalb ist es wichtig zu wissen, zu welchem Preis ich meine Produkte und Dienstleistungen anbieten kann, ohne Verluste zu schreiben.

In der stationären Gastronomie gibt es die Besonderheit, dass das Geschäft angemietet ist, und somit stets Fixkosten verursacht. Je nach Standort kann das ordentlich ins Geld gehen. Beim Catering, findet die Bewirtung zwar an einem anderen Ort statt, aber auch hier müssen Speisen vorab in einer eigenen Lokalität zubereitet werden.

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Vor- oder Nachkalkulation – was ist sinnvoll?

Die Frage lässt sich ganz einfach beantworten, beides! Wenn man ein Restaurant eröffnet oder einen  Cateringdienst gründet, erstellt man erstmals eine Kalkulation mit den zu dem Zeitpunkt bekannten Preisen zu Produkten und Personal. Mit der Zeit können sich die Preise verändern. Zum Beispiel können nach einer gewissen Zeit bei Lieferanten Rabatte ausgehandelt werden oder die Nebenkosten entwickeln sich zu Ungunsten des Unternehmens. Deshalb ist es sinnvoll, seine Kalkulation in regelmäßigen Zeitabständen zu überprüfen und eine Nachkalkulation durchzuführen. Bei einem Cateringunternehmen ist es sogar empfehlenswert diese Überprüfung nach jedem Auftrag durchzuführen, um zu sehen welcher Auftrag, mit welchem Aufwand wirklich lukrativ war.

Wie geht man vor?

Beginnen möchten wir mit der Deckungsbeitragsrechnung, also der Nachkalkulation. Hier wird überprüft, welche direkten Kosten mit einem Gericht oder einem Auftrag im Zusammenhang stehen. Zu den direkten Kosten zählen überwiegend die Rohstoffkosten, Einkaufskosten für das Essen oder die Getränke, zusätzlich sind jedoch noch die Fremdleistungen zu beachten. Hierzu zählen im Catering die Kosten für gemietete Räume und gemietetes Equipment wie Geschirr, Möbel oder Kühlcontainer. Diese Kosten werden vom Umsatz abgezogen, sodass man den Deckungsbeitrag oder auch Rohertrag genannt erhält.
Im nächsten Schritt werden die sonstigen Kosten abgezogen. Dies klingt einfacher als es sich in der Realität darstellt. Hierzu müssen die in einer Zeitperiode erfassten sonstigen Kosten auf die erbrachte Leistung verteilt werden. Bei den Personalkosten ist dies relativ einfach möglich, wenn man über entsprechende Stundenzettel verfügt (diese sind für die Gastronomie seit dem Mindestlohn gesetzlich vorgeschrieben). Die Verteilung der anderen Kosten, wie Miete oder Reinigungskosten, muss genau geprüft werden, da eine Verteilung nach Umsatz oder nach anderen Kriterien vorgenommen werden kann.

Nach der Verteilung der Kosten, werden diese abgezogen und man erhält den Deckungsbeitrag II, welcher den Rohgewinn des Auftrages oder Gerichtes darstellt.

Um die Deckungsbeitragsrechnung richtig durchführen zu können, ist es wichtig, die Kosten korrekt und vollständig aufzunehmen. Wie schon erwähnt, ist dies bei Fremdleistungen und Personal relativ einfach möglich. Schwieriger ist dies bei Werbekosten oder Mieten, hier sollte ein Verteilungsschlüssel gefunden werden, der die Umsatz- und Leistungsstruktur des Unternehmens wiederspiegelt. Beim Wareneinsatz ist zu beachten, dass sich streng an die Rezepte und Vorgaben gehalten werden muss. Wenn dies nicht geschieht, stimmt am Ende die Kalkulation nicht mehr.

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Ein Beispiel: Beschließt der Koch plötzlich selbstständig zum gleichen Preis 300g Schnitzel statt der vereinbarten 200g zu servieren, wird das Gericht einen deutlich schlechteren und eventuell sogar negativen Deckungsbeitrag II erwirtschaften.

Genauso sollten die Waren mittels Inventur oder Warenwirtschaftssystems wöchentlich oder monatlich abgegrenzt werden. Nur so hat man immer eine Übersicht, was wann verkauft wurde.

Im folgenden Beispiel möchten wir kurz mögliche Verteilungsoptionen vorstellen:

Wir gehen von einem Imbiss aus, der belegte Brötchen und Getränke wie Kaffee und Cola verkauft. Der Betreiber hat die Möglichkeit seine Kosten wie folgt zu verteilen:

• Nach verkauften Einzelprodukten: Er nimmt also an, dass die sonstigen Kosten für alle Produkte gleich sind.
• Nach Warenkörben: Er hat festgestellt, dass Kunden immer 2-3 typische Produkte (Kaffee und ein belegtes Brötchen) zusammen kaufen. Er weiß ganz genau, wie viele dieser „Produktpakete“ er verkauft und verteilt daraufhin die Kosten auf diese.
• Nach Umsatz: Er hat die Preise anhand seiner Konkurrenz festgelegt und verteilt nun die Kosten umsatzanteilig. Der unterschiedliche Aufwand, der für ein Produkt entsteht, spielt dabei für ihn keine Rolle.
• Nach Warengruppen: Er hat sich ähnelnde Waren zu Gruppen zusammenstellt und diese sollen unabhängig vom Umsatzanteil den gleichen Kostendeckungsbeitrag liefern.

Auf Grundlage der bei der Deckungsbeitragsrechnung erhaltenen Informationen zur Umsatz- und Kostenstruktur kann später auf eine Aufschlagskalkulation geschlossen werden. Dies geschieht in dem man den Wareneinsatz eines Gerichtes oder Getränkes heranzieht und die sonstigen Kosten sowie den Gewinnaufschlag aufschlägt. So hat man bei seiner Berechnung festgestellt, dass für eine kleine verkaufte Cola-Flasche ein Deckungsbeitrag von 1,20€ erwirtschaftet werden muss. Da die Flasche im Einkauf circa 0,40€ kostet ergibt sich so ein Nettoverkaufspreis von 1,60€. Bei Getränken ist ein Aufschlagswert vom 4-fachen des Wareneinkaufspreises nicht ungewöhnlich. Bei Speisen lässt sich im Regelfall kein Aufschlag in dieser Höhe realisieren, um konkurrenzfähig zu bleiben. Deshalb ist es wichtig, seine Umsatz- und Kostenstruktur zu kennen, um ggf. die Preise andere Produkte anpassen zu können, oder die Bewerbung seiner Produkte gezielt zu steuern.

Fazit und was sollte man noch beachten?

Wie schon erwähnt, verändern sich Einkaufspreise, hierzu sollte regelmäßig eine Nachkalkulation erstellt werden, um entsprechen reagieren zu können. Gleiches gilt für die Preise der Konkurrenz. Wenn man langfristig zu günstig unter der Konkurrenz verkauft, verschenkt man Gewinn und auch die Möglichkeit für weitere Investitionen. Bei zu hohen Preisen bleiben im schlechtesten Fall die Kunden aus.