Controlling ist nicht eben mal schnell gemacht. Entscheidend ist auch eine saubere Buchhaltung. Nur wer hier korrekt arbeitet, kann auf Grundlage der richtigen Zahlen auch die richtigen Entscheidungen treffen. Oder wie die Überschrift schon sagt: Wer falsche Daten an das Controlling gibt, der wird auch ein falsches Controlling bekommen.
Häufig ist die Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert. Rein aus Kostenpunkten sollten die Buchhaltungsunterlagen derart aufbereitet sein, dass eine schnelle und effektive Verbuchung der Geschäftsvorfälle und die Erstellung von Auswertungen ermöglicht wird. Werden die Belege unsortiert in einem Schuhkarton übergeben, bedeutet dies für den Steuerberater Mehraufwand, welcher gesondert in Rechnung gestellt wird. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit falsche Schlüsse aus dem Controlling zu ziehen.
Welche Punkte beachtet werden müssen, um eine saubere Buchhaltung aufzusetzen, erklären wir in diesem und einem weiteren Artikel.
1. Prüfung der Rechnungen auf Ordnungsmäßigkeit
Im Umsatzsteuergesetz finden sich Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Wurden der Name und die vollständige Anschrift der beiden Rechnungsparteien angegeben. Findet sich beispielweise auf der Rechnung ein Datum, die Rechnungsnummer, der Steuersatz sowie der Netto- und Steuerbetrag? Ohne eine ordnungsgemäße Rechnung wird der Vorsteueranspruch versagt. Rechnet das Unternehmen jedoch mit der Erstattung der Vorsteuer, kann dies aus Sicht des Liquiditätscontrollings sehr problematisch werden.
2. Bereitstellung aller Belege
Einfach und doch vergessen ist die Bereitstellung aller Belege. Wurden alle Eingangsrechnungen für den aktuellen Monat abgefragt? Wurden alle Ausgangsrechnungen erstellt und an den Kunden geschickt? Finden sich diverse Kleinstbelege im Kofferraum des Firmenfahrzeugs? Wurde an das Fahrtenbuch gedacht? Sind alle Bewirtungsbelege eingereicht worden, auch die welche durch die private Kreditkarte des Unternehmers bezahlt worden ist?
Getreu dem Motto „Ohne Beleg keine Buchung“ müssen dem Steuerberater alle Belege eingereicht werden. Ist die Buchhaltung unvollständig, fehlen Umsätze und Kosten. Richtige Schlüsse können dann nicht mehr gezogen werden.
Sinnvoll ist das Erstellen einer Checkliste, um nichts zu vergessen. Diese kann bis ins kleinste Detail hinterlegt werden, wo beispielsweise welche Belege zu finden oder anzufordern sind.
3. Vorkontierung der Belege
Steuerberater buchen steuerlich korrekt, leider aber weniger oft kaufmännisch sinnvoll. Wie soll ein sauberer Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden, wenn man auf fünf Umsatzarten plant, aber alles auf ein Konto gebucht wird? Um dem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern und um sicherzugehen, dass die Umsätze und Kosten auch auf den Konten und Kostenstellen landen, wo sie geplant sind, empfiehlt es sich, die Belege vor dem Versand an den Steuerberater intern in Abstimmung mit dem Controlling zu kontieren. Schließlich weiß der Unternehmer genau, welcher Geschäftsvorfall sich hinter welchem Beleg versteckt. Beispielsweise beobachten wir immer wieder, dass sich das Konto „sonstiger betrieblicher Aufwand“ unnötig aufbläht, da hier jede erdenkliche Kostenart gebucht wird. Getreu dem Motto: „Hauptsache die Vorsteuer stimmt.“ Das geht auch anders.
4. Keine Umbuchungen in den Vormonaten
Ist der Monatsabschluss einmal erfolgt, so sollte dieser festgeschrieben werden. Werden jedoch noch Umbuchungen in alten Vormonaten getätigt, ist dies ungünstig. Schließlich wurden bereits Auswertungen erstellt. Zudem kann ein Vertrauensverlust entstehen, wenn die Auswertungen beispielsweise an Banken, Investoren oder Ratingagenturen veröffentlicht wurden. Diesen Institutiuonen zu erklären, dass sich die Auswertungen verändert haben ist nicht so einfach und bringt Unverständnis mit sich.
5. Überprüfung der Dauerfristverlängerung
Erfahrungsgemäß wird sich auf einer Dauerfristverlängerung für die Anmeldefrist der Umsatzsteuervoranmeldung ausgeruht. Der Unternehmer hat einen Monat länger Zeit, alle Unterlagen zusammenzutragen und an den Steuerberater weiterzuleiten. Doch dies ist der falsche Ansatz. Der Unternehmer sollte stets bemüht sein, die Unterlagen schnellstmöglich an den Steuerberater zu leiten, um die Auswertungen zeitnah zu erhalten. Zum einen hat er dadurch einen entscheidenden Informationsvorsprung gegenüber seinen Konkurrenten, die die Dauerfristberlängerung konsequent ausnutzen und zum anderen bringt die Auswertung von 6 Wochen alten Daten herzlich wenig.