Die 10 häufigsten Fehler im Controlling. Teil 2 der Reihe, die beschreibt, welche Fehler in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung gemacht werden. Während sich der erste Teil größtenteils auf den ordnungsgemäßen Umgang mit Belegen fokussiert, widmen wir uns im zweiten Teil der Kommunikation mit der Buchhaltung.
Als Bonus legen wir mit Punkt 11 noch einen wichtigen Tipp hinzu, der von Unternehmern häufig vernachlässigt wird.
Umsätze und Kosten sind bei Bilanzierern stets periodengerecht abzugrenzen. Nur so wird ein Soll-Ist-Abgleich für den vorherigen Monat erst möglich. Dienstleister grenzen ihre unfertigen Projekte im Umsatz nicht ab. Bei produzierenden Unternehmen findet keine Abgrenzung des monatlichen Warenbestandes statt. In beiden Fällen ist der Rohertrag falsch und die Buchhaltung für ein Controlling nicht aussagekräftig. Gleiches gilt bei Kosten mit Jahresbeiträgen wie Versicherungen. Nur wenn diese auf die einzelnen Monate aufgeteilt werden, kann ein Abgleich der Kosten erfolgen. Auch die Abschreibungen sind monatlich zu buchen. Dies setzt voraus, dass die Investitionen im aktuellen Monat im Anlageverzeichnis erfasst werden. Nur so kann das Monatsergebnis korrekt berechnet werden. Unter Umständen kann auch mit kalkulatorischen Abschreibungen gearbeitet werden.
Häufig werden wiederkehrende Buchungen, wie zum Beispiel die Miete, durch die Buchhaltung erst bei Zahlung gebucht. Doch was ist, wenn für die Mietzahlungen keine Lastschrift eingerichtet wurde und der Unternehmer die Überweisung im Alltagsstress vergisst? Richtig, die Mietaufwendungen werden nicht erfasst, fehlen in der BWA des aktuellen Monats und tauchen als doppelter Wert im nächsten Monat auf. Die Ergebnisse sind nicht zu gebrauchen und ein Soll-Ist-Abgleich nicht aussagekräftig. Es empfiehlt sich die wiederkehrenden Buchungen monatlich zunächst gegen Forderungs- oder Verbindlichkeitskonten zu buchen. Somit ist sichergestellt, dass alle Umsätze und Kosten verbucht werden. Dem Steuerberater müssen auch die Darlehens- und Leasingverträge eingereicht werden, andernfalls kann er beispielsweise die Tilgung und auch Zinsen nicht korrekt buchen. Nur mit Hilfe der entsprechenden Verträge kann der Steuerberater prüfen, ob und um welche Art von Eigen- oder Fremdkapital es sich handelt und inwieweit bereits Gebühren erfolgsmindernd gebucht worden sind.
Wenn Kosten irgendwo im sonstigen betrieblichen Aufwand verschwinden, obwohl diese rohertragsmindernd anzusetzen sind, sind die Auswertungen nicht zu gebrauchen. Es ist zu empfehlen, die geplanten Konten mit dem Steuerberater abzustimmen. Typische Diskussionspunkte sind Logistik, Verpackung oder Fremdleistungen.
Grundsätzlich verwendet der Steuerberater standardisierte Kontenrahmen, welche zum Teil auf die Besonderheiten einzelner Branchen angepasst sind. Doch jedes Unternehmen hat sein spezifisches Geschäftsmodell, welches in der Buchhaltung abgebildet werden muss. Das Einrichten von individuellen Konten hilft dabei. Doch Vorsicht: Es ist darauf zu achten, dass nur so viele individuelle Konten wie nötig angelegt werden, damit man den Überblick behält. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass nachher auch noch die E-Bilanz mit angemessenem Aufwand erstellt werden kann. Sonst wird der Jahresabschluss teuer.
Häufig erleben wir in der Praxis, dass die Auswertungen vom Geschäftsführer nicht ausreichend geprüft werden. Wurden alle Umsätze verbucht? Entwickeln sich meine Kosten entsprechend meiner Geschäftsentwicklung? Sind alle offenen Posten ordentlich abgeglichen? Nur wer an dieser Stelle die Auswertungen kritisch hinterfragt, der speist sein Controlling mit richtigen Daten. Vielmals nutzt der Unternehmer nicht alle Auswertungen aus oder benötigt andere Auswertungen vom Steuerberater, beispielsweise Kontenblätter oder das Anlageverzeichnis. Ein klärendes Gespräch mit dem Steuerberater sollte hier Abhilfe schaffen.
Zu guter Letzt sollte mit dem Steuerberater im Frühherbst eines Jahres ein Gespräch gesucht werden. Gute Steuerberater bieten das von sich aus an. Wie hat sich mein Ergebnis bisher entwickelt? Welche Aufträge werden noch im letzten Quartal bearbeitet und in Rechnung gestellt? Sind noch Investitionen geplant? Auf Grundlage dieser Informationen und der Verknüpfung zwischen Steuerberater, Buchhalter und Controlling wird die Steuerung des Jahresergebnis eines Unternehmens ermöglicht. Der Steuerberater sollte der Steuerberater bleiben und nicht nur zum Steuerrechner im Folgejahr werden.
Die ordnungsgemäße Buchhaltung wird erfahrungsgemäß vom Unternehmer unterschätzt. Sie gilt eher als lästiges Übel. Doch warum ist ordnungsgemäße Buchhaltung so wichtig? Die Auswertungen bilden das Fundament für ein funktionierendes Controlling. Nur wer das Controlling mit den richtigen Daten speist, der kann für sein Unternehmen auch die richtigen Entscheidungen treffen.
Außerdem ist die Buchhaltung das Spiegelbild nach außen. Falsche Unterlagen an die Bank oder Investoren zu geben ist unprofessionell und wirft Fragen auf. Getreu dem Motto: „Wenn schon deren Buchhaltung nicht stimmt, können die dann vertrauensvoll mit meinem Geld arbeiten?
Die ersten fünf Fehler verpasst?
Die zehn häufigsten Fehler im Controlling – „Shit in – Shit out“ (1/2)