10 Punkte, wie du deine Buchhaltung im Griff hast.

Nicht selten kommt es vor, dass die Buchhaltung an die Steuerberatung ausgelagert ist. Wie die Buchhaltungsunterlagen aufbereitet sein sollten, das erklären wir anhand der nachfolgende Punkte.

Warum das wichtig ist?

Nur wenn die Buchhaltung entsprechend aufbereitet ist, kann das Steuerbüro die Unterlagen effektiv verarbeiten und das spart Kosten! Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Die Unterlagen werden korrekt gebucht und die Auswertungen vermitteln so das tatsächliche Bild deines Unternehmens.

1. Die Sortierung der Unterlagen

Wir haben schon gehört, dass die Unterlagen in einem Schuhkarton an das Steuerbüro übergeben werden. Der Sachbearbeiter muss so zunächst die Belege ordnen, bevor diese gebucht werden können. Dies verursacht hohe Kosten und das muss nicht sein.

Die Sortierung der Buchhaltungsunterlagen wird häufig an der Art der Gewinnermittlung des Unternehmens festgemacht.

Wird der Gewinn über eine Einnahmen- Überschussrechnung ermittelt, so ist es üblich, dass die Belege hinter die Kontoauszüge und Kassenblätter gehangen werden.

Muss das Unternehmen jedoch bilanzieren und demnach eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, so finden sich Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenblätter und die Kontoauszüge getrennt voneinander.

Wie die Unterlagen für die Buchhaltung geordnet und übermittelt werden sollen, bleibt mit dem Steuerbüro abzustimmen. Es sollte dabei nicht vergessen werden, dass die Unterlagen nach Buchung zu archivieren sind. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird der Prüfer auch eine Belegprüfung vornehmen. Hat man die Belege derart archiviert, dass sich ein sachverständiger Dritter schnell und einfach in diese einarbeiten kann, kommt kein Unmut auf. Dies kann im Rahmen der Prüfung von großer Bedeutung sein. Eine gute Ablage zeugt stets von guter Qualität.

2. Wie übermittle ich die Unterlagen

Ob die Buchhaltungsunterlagen auf dem Postweg oder online an das Steuerbüro übermittelt werden, bleibt jedem selbst überlassen. Wir sind der Meinung, dass die elektronische Übermittlung weitaus schneller und kostengünstiger sowie unabhängig von Streiks ist. Bei der elektronischen Übermittlung bleibt noch zu erwähnen, dass die Unterlagen nicht wahllos übermittelt werden, sondern auch einer Grundsortierung folgen sollten.

3. Termine festsetzen

Für die Umsatzsteuervoranmeldung gibt es Fristen. Die Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen ist demnach zu terminieren. Dabei ist zu beachten, dass für die Übermittlung der Buchhaltung, die Buchung der Belege und auch für die Prüfung der Auswertungen ausreichend Zeit eingeplant werden muss.

Es empfiehlt sich, den Termin für die Übermittlung so früh wie möglich zu wählen, denn nur wenn die Buchhaltung früh bearbeitet wird, habe ich als Unternehmer einen Informationsvorsprung. Die Auswertung von 6 Wochen alten Daten bringt mir keine Punkte.

Besonders wichtig ist außerdem, dass bei der Steuerberatung und auch beim Unternehmen Vertretungen festgesetzt werden. Nur dann hat das Unternehmen in Bezug auf Termine keine Probleme.

4. Ohne Beleg keine Buchung

Dieses Sprichwort sagt eigentlich alles aus. Nur wenn ich zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg vorweisen kann, ist es dem Sachbearbeiter möglich, die entsprechenden Buchungen vorzunehmen. Man stelle sich nur folgendes Beispiel vor:

Auf der Kreditkartenabrechnung findet sich eine Zahlung in Höhe von 279,98€. Ohne Belege kann der Sachbearbeiter nicht wissen, ob die Zahlung privat oder betrieblich veranlasst war. Das Finanzamt wird Buchungen ohne Beleg nicht akzeptieren! Dies gilt auch für Belege mit geringen Beträgen. Wie schnell wird ein Parkticket im Auto vergessen oder verworfen?

Doch Achtung!

Auch Kleinvieh macht Mist. Parkrechnungen mindern, sofern sie betrieblich veranlasst waren, den steuerlichen Gewinn. Nur wer hier alle Belege dem Steuerberater zur Verfügung stellt, zahlt nur so viel Steuern, wie er denn muss.

5. Ordnungsmäßigkeit der Belege

An die Ordnungsmäßigkeit von Belegen werden gemäß Umsatzsteuergesetz Bedingungen gestellt. Nur wenn sich beispielsweise auf der Eingangsrechnung die korrekte Firma und Anschrift des Empfängers, als auch die Rechnungsnummer und das Datum finden, kann die Vorsteuer in Anspruch genommen werden. Die Auflistung ist nicht vollständig. Im Zweifel sind die Anforderungen mit dem Steuerberater abzustimmen. Ohne eine ordnungsgemäße Rechnung versagt das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Dass die spätere Korrektur von Belegen mitunter schwierig werden könnte und die Belege daher sofort bei Eingang auf Ordnungsmäßigkeit geprüft werden sollten, zeigt das nachfolgende Beispiel:

Für die Beispiel GmbH wurde eine Betriebsprüfung für den Zeitraum 2010 bis 2012 anberaumt. Der Prüfer findet eine Vorsteuerbuchung im Jahr 2011, die Rechnung erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen. Der Unternehmer möchte die Vorsteuer dennoch in Anspruch nehmen und versucht nachträglich eine ordnungsgemäße Rechnung anfordern. Er muss jedoch feststellen, dass es das Unternehmen nicht mehr gibt. Der Vorsteuerabzug wird demnach vom Finanzamt versagt und kann auch nachträglich nicht mehr gewährt werden.

6. Vorkontierung

Die Buchhaltungsunterlagen können vor Übermittlung an das Steuerbüro in jedem Fall vorkontiert werden. Dafür ist ein Kontenrahmen abzustimmen und dann jeder Beleg vom Unternehmen vor der Übermittlung an den Steuerberater mit der entsprechenden Kontonummer zu versehen. Dies setzt natürlich ein Stück weit Buchhaltungskenntnisse voraus, reduziert aber das Risiko für Fehlbuchungen und die Kosten für Rückfragen. Ohne Vorkontierung kann der Sachbearbeiter beispielsweise nicht wissen, welche Kostenstelle genutzt werden soll.

7. Zugriff für den Steuerberater auf Fremddaten zum Beispiel Bank oder Rechnungsprogramm

In der heutigen vernetzten Welt sollte der Steuerberater nicht vergessen werden. Ihm kann zum Beispiel Zugang zu den Bankkonten geschaffen werden. Diese werden im System verarbeitet und sparen erheblichen Buchungsaufwand. Der Unternehmer muss die Kontoauszüge nicht an den Steuerberater übermitteln, was ihm ebenfalls Verwaltungsaufwand erspart. Eine klassische Win-Win-Situation eben. Auch Daten aus dem Rechnungsprogramm können beispielsweise übermittelt werden. Man stelle sich nur einen großen Onlinehändler mit mehreren tausend Ausgangsrechnungen vor. Diese zunächst auszudrucken und im Anschluss an den Steuerberater zu versenden, kostet nicht nur Zeit und damit auch bares Geld sondern ist auch schlecht für die Umwelt. Hier muss eine Online-Lösung gefunden werden, um sinnvoll zu wirtschaften.

8. Die Besonderheit von Verträgen

Verträge werden in der Buchhaltung auch als Dauerbelege bezeichnet. Diese sind von enormer Bedeutung für die Buchhaltung. Nur wenn dem Steuerberater der Mietvertrag oder auch der Darlehensvertrag zur Verfügung gestellt wird, kann die Buchung entsprechend richtig erfolgen. Zur Veranschaulichung dienen die beiden nachfolgenden Beispiele:

Im Mietvertrag wurden ein Mietzins in Höhe von 900€ für die Überlassung der Büroräume und ein Mietzins in Höhe von 100€ für die Überlassung des Stellplatzes festgelegt. Für diese beiden Aufwandspositionen stehen in der Buchhaltung zwei unterschiedliche Konten zur Verfügung. Nur wenn dem Steuerberater der Mietvertrag vorliegt, kann er dies korrekt verbuchen.

Im Darlehensvertrag wurde eine monatliche Annuität festgelegt. Entsprechend der Zins- und Tilgungsplanes kann der Steuerberater die Zinsen korrekt verbuchen, sodass die Betriebswirtschaftliche Auswertung auch ein tatsächliches Bild der Geschäftslage wiederspiegelt.

9. Thermobelege

Im Laufe der Zeit kann es passieren, dass Thermobelege verblassen und damit die darauf befindlichen Informationen gleich mit. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass diese Belege kopiert werden. Man muss sich immer vor Augen halten, dass eine Betriebsführung gut und gerne 5 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres angesetzt werden kann. Dem Prüfer müssen im Zweifel alle Belege vorgelegt werden. Man stelle sich nur vor, dass der Beleg zwar vorliegt, die Informationen jedoch nicht mehr erkennbar sind. Die nachträgliche Beantragung ist nahezu unmöglich. Der Prüfer wird demnach die Aufwendungen nicht anerkennen und auch den Vorsteuerabzug versagen

10. Rechnungsstempel

Wer kennt Sie nicht, die Stempel mit der Aufschrift „Eingegangen am“ und „Bezahlt am“? Diese sind von enormer Bedeutung. Wieso, das zeigen euch die beiden nachfolgenden Beispiele:

Man stelle sich eine Eingangsrechnung mit dem Rechnungsdatum 31. Juli 2015 vor. Die Rechnung wird dem Unternehmen per Post am 5. August zugestellt. Die Vorsteuer darf erst in dem Zeitpunkt in Anspruch genommen werden, wie sie dem Unternehmen vorliegt, in unserem Beispiel also im August. Die Buchhalterin muss dies wissen.

Im Rahmen der monatlichen Buchhaltung werden alle Belege elektronisch an den Steuerberater übermittelt und im entsprechenden Ordner abgelegt. Es wurden aber dabei übersehen, dass eine Rechnung ohne den Aufdruck „Bezahlt“ abgelegt wurde. Aus den Augen aus dem Sinn bedeutet, dass eine Mahnung nicht lang auf sich warten lassen wird. Mitunter entstehen dadurch Mahngebühren.

Fazit:

Wir hoffen, dass euch die zehn Punkte verdeutlicht haben, dass auch bei der Buchhaltung konkrete Abläufe einzuhalten sind und Punkte beachtet werden müssen. Nur wer entsprechende Prozesse einführt und klare Verantwortlichkeiten und Absprachen festlegt, wird hier den Zeitaufwand effektiv halten und sich bei einer Betriebsprüfung entspannt zurücklehnen können.